Saxonia Network Systems GmbH

Als Kunden immer häufiger zertifizierte IT-Dienstleister forderten

SNS-Systemhaus ist IT-Dienstleister und arbeitet mit Kunden, die regulatorische Anforderungen erfüllen müssen. Vor etwa zwei Jahren wurde für das Unternehmen klar: Immer mehr Kunden brauchen einen zertifizierten Dienstleister, weil ihre eigenen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben dies verlangen.

„Wir haben gemerkt, dass immer mehr Kunden einen zertifizierten IT-Dienstleister benötigen. Einfach aus regulatorischen Gründen, die eben auch gesetzlich vorgeschrieben sind.“
Janine Seifarth, COO bei SNS-Systemhaus GmbH

Das Problem lag nicht darin, dass SNS keine Regeln hatte. Das Problem lag in der fehlenden Nachweisbarkeit. Viele Abläufe existierten bereits im Unternehmen, aber sie standen nicht in einer Form bereit, die Kunden, Audits und interne Teams sicher nutzen konnten.

„Das Frustrierende ohne ISO-Zertifizierung ist, dass man zwar die Regeln und Richtlinien hat, aber diese nicht dokumentiert und nachweisbar sind.“

Ohne diese Dokumentation konnten Teams im Alltag leichter von Regeln abweichen. Es fehlte eine gemeinsame Struktur, auf die sich Mitarbeiter in konkreten Situationen beziehen konnten.

Warum einfachISO

einfachISO kam über eine Empfehlung ins Projekt. Schon im ersten Gespräch entstand für SNS die nötige Vertrauensbasis. Janine Seifarth beschreibt vor allem zwei Punkte: einfachISO brachte die ISO-Kompetenz mit, die intern fehlte, und stellte direkt im Kennenlerngespräch die richtigen Fragen.

„Bereits beim ersten Gespräch war mir klar, dass eine große Vertrauensbasis da ist, dass dort Kompetenz herrscht, die wir eben nicht im Haus haben.“

SNS hatte bereits etablierte Prozesse im IT-Service. Die Aufgabe bestand nicht darin, das Unternehmen neu zu erfinden. Die bestehenden Abläufe mussten verstanden, sauber beschrieben und in eine ISO-27001-taugliche Form gebracht werden.

„Wir hatten ja bereits etablierte Prozesse im IT-Service. einfachISO hat diese dann genommen und eben in die Form für die ISO 27001 gegossen.“

Aus bestehenden Prozessen wurde ein tragfähiges Gerüst

Für SNS war der entscheidende Nutzen der Zusammenarbeit, dass einfachISO den Weg vorgab. Das Unternehmen bekam ein Gerüst, das es mit den eigenen Abläufen, Erfahrungen und Anforderungen füllen konnte.

„Wir hatten einen Partner an der Hand, der uns gezeigt hat, wo der Weg ist. Wir haben ein Gerüst bekommen und haben das dann mit Leben erfüllt.“

Dieses Vorgehen machte die ISO 27001 für SNS greifbar. Statt abstrakter Normanforderungen entstand ein System, das zum täglichen Geschäft passt und die bestehenden IT-Service-Prozesse unterstützt.

Mehr Klarheit im Tagesgeschäft

Heute wissen Mitarbeiter bei SNS besser, wie sie in konkreten Situationen handeln sollen. Die internen Prozesse laufen geradliniger. Entscheidungen beruhen nicht mehr auf Bauchgefühl, sondern auf dokumentierten und nachvollziehbaren Regeln.

„Es gibt keine Bauchgefühlentscheidungen mehr, weil wir haben es einfach niedergeschrieben und es ist nachweisbar.“

Für Janine Seifarth liegt darin einer der größten Effekte: Die ISO-Zertifizierung schafft Sicherheit, Transparenz und klare Leitplanken. Das hilft in der internen Kommunikation, im täglichen Doing und in der Argumentation gegenüber Kunden und Partnern.

„Man gewinnt Sicherheit, Transparenz für seine Partner. Das tägliche Doing wird dadurch einfacher.“

Prozesse, die mit dem Unternehmen wachsen

SNS kann die neuen Prozesse heute an allen Standorten ausrollen. Wenn neue Standorte dazukommen, fällt es leichter, den IT-Managed-Service dort strukturiert zu etablieren.

„Wir haben jetzt Prozesse, die sich auf alle Standorte ausrollen lassen.“

Die Zertifizierung unterstützt SNS auch im Vertrieb und in Kundenbeziehungen. Das Unternehmen konnte Kunden gewinnen, die selbst TISAX®-zertifiziert werden und dafür einen zertifizierten IT-Dienstleister benötigen.

Begleitung mit festem Ansprechpartner

Während des Projekts hatte SNS einen dedizierten Ansprechpartner bei einfachISO. Neben festen Terminen gab es Unterstützung in Phasen, in denen das Team allein nicht weiterkam.

„Es war immer jemand da von einfachISO, der uns in Phasen begleitet hat, wo wir eben nicht weitergekommen sind.“

Am Ende erreichte SNS die ISO-Zertifizierung innerhalb eines Arbeitszeitraums von einem Jahr. Noch wichtiger: Die Prozesse werden heute nicht nur für das Zertifikat gepflegt, sondern im Alltag genutzt.

„Im Nachhinein sind alle froh, dass wir das haben und die leben jetzt ISO und können sich das gar nicht mehr ohne vorstellen.“

Die Empfehlung

Für Unternehmen, die noch zögern, hat Janine Seifarth eine klare Empfehlung:

„Unternehmen, die noch zögern, würde ich raten, diesen Weg zu beschreiten.“