DMK E-BUSINESS GmbH

Ausschreibungen verloren — weil das Zertifikat fehlte

Für die DMK E-BUSINESS GmbH, eine Digitalagentur aus Chemnitz mit Fokus auf öffentliche Verwaltung und B2B, war der Auslöser konkret und messbar: Aufträge, die am Vertrieb vorbeigingen.

„Vor einem Jahr konnten wir an verschiedenen Ausschreibungen nicht teilnehmen, eben aufgrund des fehlenden Zertifikats. Es gibt natürlich auch viele Kunden, gerade im öffentlichen Bereich, die die Zertifikate voraussetzen — und da wollten wir ganz klar Vorreiter sein und dem ganzen nicht hinterherlaufen.“ — Loreen Wollmann, Sales Consultant

Wer Städte, Kommunen, Bundes- und Landesbehörden zu seinen Kunden zählt, kennt das: Auf jeder zweiten Ausschreibung steht „ISO 27001 erforderlich“. Ohne Zertifikat keine Teilnahme. Und die Aufträge, die man erst gar nicht angeboten bekommt, tauchen im CRM nie auf.

Die Frage, die sich jedes Team stellt

Bevor der Prozess losging, kam im Team genau die Frage, die vermutlich jedes Unternehmen sich stellt, das über eine ISO-Zertifizierung nachdenkt:

„Es war natürlich allererst mal die Frage: Brauchen wir das überhaupt? Ist dann meine Arbeit noch schaffbar? Was muss ich überhaupt tun? Wie viel Aufwand bedeutet es tatsächlich?“

Die ehrliche Antwort, die bei DMK alle nach kurzer Zeit gleich gaben: ja, es ist ein Muss — und nein, es bringt das Tagesgeschäft nicht zum Erliegen.

Zwei Zertifikate parallel — ISO 9001 und ISO 27001

DMK entschied sich, den Aufwand einmal durchzuziehen und gleich beide Zertifikate parallel anzugehen: ISO 9001 für Qualitätsmanagement und ISO 27001 für Informationssicherheit.

„Mit einfachISO haben wir gleich zwei Zertifikate gleichzeitig angestrebt. Beide sind für uns wichtig. Es hilft uns, unsere Prozesse besser zu verstehen und selber zu reflektieren.“ — Jens Fabian, Geschäftsführer

Der Einstieg setzte den Ton für den ganzen Prozess:

„Der Einstieg war super strukturiert. Durch die Analyse, die am Anfang durchgeführt wurde, wussten wir direkt, wo wir stehen — und dass von vornherein wirklich klar war, was tun wir, wie tun wir es. einfachISO hat uns da gut schon von Anfang an herangeführt und uns dann entsprechend auch gut begleitet.“

Wachstum absichern, nicht nur Haken setzen

Was DMK gesucht hatte, war nicht eine Zertifizierungs-Trophäe an der Wand. Es ging um etwas Greifbareres:

„Das Geld ist es wert, in die Hand zu nehmen, weil am Ende hast du ein besser funktionierendes Unternehmen. Du kannst von der Außenwirkung entsprechend profitieren und gleichzeitig interne Prozesse schaffen, die unser Wachstum absichern.“ — Jens Fabian

Dieser Doppelnutzen — besser auftreten nach außen, besser funktionieren nach innen — ist für viele Agenturen der entscheidende Punkt. Die Zertifikate sind das Verkaufsargument. Die dahinterliegenden Prozesse sind das, was das Wachstum trägt, wenn das Team größer wird und das Alleinstellungsmerkmal nicht mehr der Geschäftsführer persönlich sein kann.

Was der Vertrieb sofort gemerkt hat

Für den Sales-Blick war die Veränderung schnell greifbar — gerade gegenüber öffentlichen Auftraggebern:

„Gerade unsere Auftraggeber sind sehr oft öffentliche Behörden, öffentliche Hände. Die wollen es natürlich auch bewiesen haben. In dem Moment, wo wir sagen können: Okay, wir haben diesen Zertifizierungsprozess durchschritten, können wir den tatsächlichen Beweis antreten, dass wir diesen Qualitätsanspruch tatsächlich auch intern leben. Wir gehen davon aus, dass sich damit unsere Position auch im Vergleich zu unseren Wettbewerbern nachhaltig verbessert hat.“ — Loreen Wollmann

Der unerwartete Teil: es hat Spaß gemacht

„Die Leute von einfachISO haben uns auch gezeigt, dass man tatsächlich an Qualitätsmanagement und Informationssicherheitsmanagement auch Spaß haben kann. Dadurch, dass es natürlich auch schnell zu Verbesserungen geführt hat, war einfach der Moment, wo dann auch alle im Team gesagt haben: Das war echt eine gute und richtige Entscheidung.“

Wer ISO bisher nur als Papierkram wahrgenommen hat, kennt dieses Feedback vermutlich nicht. Bei DMK führten die Gespräche, die Analyse und die eingeführten Strukturen kurzfristig zu sichtbaren Verbesserungen im eigenen Arbeiten — und genau das kippte die Stimmung im Team.

Die Empfehlung

„Andere IT-Unternehmen in der ähnlichen Größenordnung — gerne auch vielleicht ein bisschen größer — würde ich auf jeden Fall sagen: Mit einfachISO findet ihr einen Partner, der euch sehr gut, sehr sicher und sehr stabil durch den Prozess begleitet. Es macht Sinn, diesen Weg zu beschreiten.“ — Jens Fabian

„Wir konnten in der Zusammenarbeit mit einfachISO in nur wenigen Monaten die beiden Zertifikate ISO 9001 und ISO 27001 erhalten.“